İş dünyasında çoğu kişi, toplantıların kişinin  zamanını fazla aldığından, bazen çok sık olmalarından, bazen de işe yaramadıklarından şikayetçidirler. Ama  vazgeçmek de mümkün değil. Toplantıların sayısı arttıkça verimliliklerde de ciddi oranda düşüşler yaşanıyor. Bir süre sonra toplantılar iş ile ilgili çözüm üretmekten çok  yönetici için de  çalışan için de angarya haline dönüşebiliyor.  İşgününü bölüyor ve katılanlarda olumsuz önyargı oluşturuyor. Üstelik sonuçta yapıcı fikir de  az sayıda  çıkıyor. Böyle olunca da bir toplantı daha  gerekiyor.
İş yaşamının vazgeçilmez bir parçası olan toplantıları verimli ve işe yarar hale getirmek için pek çok şirket ve yönetici farklı teknikler uyguluyor. Tüm yöneticilerin birleştiği ortak nokta şu: toplantılar öncesinde katılımcılara toplantıyla ilgili bilgi verilmezse, o toplantının verimli olması mümkün  değil.

Neden Toplantı yapılır ?
Toplantıların farklı nedenleri var. Bunlar sinerji, bilgi alma , yüzyüze sorun cözme, proje geliştirme,  sorumlulukları paylaşma ihtiyacı gibi nedenler olabiliyor. Çeşitleri ise oldukça fazla. Sorun çözme toplantılarından tutun da karar verme, planlama, rapor verme ve hatta liderli ya da lideresiz toplantılara kadar çeşitlenebiliyor.
Her toplantı gerekli mi?
Toplantılar çalışma saatlerinden çalıyor, iş verimini düşürüyor, zamanın boşa harcanmasına neden oluyor. Görünen şu ki çalışanların ve yöneticilerin toplantılar sırasında ve toplantı sona erene kadar üretim yapmadığı gerçeğidir. Bu nedenle toplantıları daha etkin hale getirmek isteyenler daha az toplantı düzenlemeliler. Ayrıca, yöneticilerin toplantıda ele alınacak konuları ana hatlarıyla belirleyerek katılımcılara önceden bildirmesi de verimli bir toplantı için gereklidir. Böylece katılımcılar toplantıya daha hazırlıklı gelerek  zamanı daha etkin kullanabileceklerdir. Toplantı gündemine  bağlı kalmak da önemli. Bu sayede toplantı planlanan zamanda ve elde edilmesi beklenen sonuçlarla bitebilir. Gündemden ayrılan, siyasetten, yemekten, havadan sudan saatlerce  konuşulan toplantıların varlığı yaygındır. Gündemin dışına çıkıldığı ve toplantı sırasında ele alınması gereken konuların çoğuna zaman kalmadığı ve hatta sürekli aynı şeylerin tekrarlandığı  çok görülmüştür.
"5 dakikalık  toplantılar"
Japonya'dan dünyaya yayılan, "ayakta toplantı" yaklaşımı  dikkat çekicidir.. Toplantıların ayakta yapılması alışkanlığının insanları zaman yönetimi ve önceliklendirme konusunda
disipline edebilecek etkili bir yöntem olduğu vurgulanıyor.
Her gün 5 dakikalık bir kontrol toplantısı işleri düzende tutar. Bu beş dakikalık toplantılarla önceliklerin belirlenmesi  sağlanabilir
Tek kişinin bilgi verecek olduğu toplantıların çoğunluk için zaman kaybı olduğunu, bunun, e-posta, telekonferans ya da iç yazışma formatı aracılığıyla yapılabileceğini  ancak katılımcı  yönetim ile yönetilen iş yerlerinde   toplantıların teknoloji ne kadar ilerlerse ilerlesin önemini devam ettireceği yönünde görüşler de az değil.
Gerekmedikçe Toplanmayın.

• Toplantıya başlamadan önce hedefler belirleyin. Toplantı için hedef belirlemenin faydası toplantıyı planlamanıza yardımcı olmasıdır.
• Tüm katılımcılara, toplantıya hazırlamaları için bir görev verin. Böylelikle toplantı her katılımcı için yeni bir anlam kazanır.
• Toplantıda nelerin iyi gittiğini, bir sonraki toplantıyı nasıl daha iyileştirebileceğinizi saptayın. Katılımcıların bu konularla ilgili fikirlerini almak, toplantının nasıl daha iyi olabileceğine dair fikirler işe yarayabilir.
• Genel olarak başarı ve verim için toplantı öncesi yapılan hazırlık, en az toplantı kadar önemlidir. Toplantının amacının bütün katılımcılar tarafından bilinmesi gerekir. Ayrıca, toplantının  gündeminin olması ve bu gündemin toplantıdan önce katılımcılarla paylaşılması önemlidir.
• Eğer aynı bilgiyi e-posta ya da kısa bir raporda ele alabilecekseniz toplantı düzenlemeyin"   kendinize "bu konuyu ele almanın en iyi yolu toplantı mı?" sorusu, boşa giden toplantı zamanını azaltır.
  
  Kişisel Zaman Yönetimi

Zaman, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, yerine konması, satın alınması mümkün olmayan pahalı bir kaynaktır. Objektif ve subjektif zaman olarak ikiye ayrılır.  Biri gerçek diğeri algılanan zamandır. Bazen hızlı, bazen de yavaş geçer.
Objektif (gerçek) zaman; ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır. Subjektif (algılanan) zaman ise ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır.
Zaman yönetimi planlama ile başlar ve en önemli aşamadır. Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir.
Zaman tuzakları:
Zaman kaybettiricilerini; plansızlık, öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak, ertelemek, kendini gereğinden fazla işe adamak, acelecilik, kırtasiyecilik, gereksiz işler, hayır diyememek, gereksiz telefonlar, gündemsiz ve verimsiz toplantılar, kararsızlık, yetki verememek, dağınık masa ve büro düzeni gibi nedenler sayılabilir.
Öncelikleri  sıraya koyamamak;
Hoşlandığımızı hoşlanmadığımızdan, çabuk bitecek olanı uzun sürecek olandan, kolay olanı zor olandan, bildiğimizi bilmediğimizden, başkalarının isteğini kendi seçtiğimizden önce yapmaya alışmışızdır.  Bu alışkanlıkları değiştirmek gerekir.
Ertelemek: Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan, kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozabilecek ve her alanda başarıyı önleyen gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır. Ertelediğiniz durumlarda kendinize şu soruyu sorun:” Bu işi şimdi yapmak için zaman bulamıyorsam problem olarak karşıma geldiğinde çözümü için nasıl zaman bulacağım?” Erteleme alışkanlığı en önemli  zaman  tuzaklarından birisidir ve görevi yerine getirmek kesinlikle ertelemekten daha hızlıdır.
Kendini gereğinden çok işe adamak
İşleri verimli bir şekilde yapabilmek için fiziksel olarak zinde olmalıdır. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur. Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal etkinliklere ayıracak zamanı kalmaz. Plansız çalıştıkları için, işe yaramayan işler, işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar. En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilir, ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını yönetemezler.
Verimsiz çalışma
Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlatılmasına neden olur. Ayrıca gereğinden fazla ayrıntıya inmek işin özünden ayrılmaya ve gereksiz zaman yitirilmesine neden olur.
Kararsızlık: Kararsızlık, zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar.
Hayır diyememek: Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz kaliteniz zarar görecektir. Hayır demediğiniz sürece gereksiz meşgul edilecek ve zamanınızın boş yere harcanmasına da izin vermiş olacaksınız.
Dağınık masa: Dağınık masa yorgunluk, verimsizlik, stres ve hakimiyet yoksunluğu, baş edememe korkusu oluşturur ve ayrıca yaşamınızı kısıtlar.
Evraklarla kaplı bir masada herkesin erteleme fırsatı olacaktır. Ve o evrak yığınlarının içinde bir yerde muhtemelen  şunlardan biri olacaktır.
Enteresan bir şey  ( elinizde uğraştığınızdan daha ilginç bir şey)
  Acil bir şey ( ama belki önemli değil)
Cazip bir şey ( heyecan verici ya da renkli)
Endişe verici bir şey  (şu an yapmakta olduğunuz işten önce yapmanız gerekiyordu, çünkü o da  ertelediğiniz başka bir iştir).

Dağınıklığın stres yaratarak kişinin yaşamı üzerinde kontrol duygusunu zayıflattığı kanıtlanmıştır.
Zamanı iyi kullanmanın üç yolu
1. Düşük öncelikli iş ve aktiviteleri bırakmak
2. Yaptığınız işte daha etkin olmak
3. Bazı işleri devredeceğiniz başka kişiler bulmak

İşlerin öncelik sırasına konulması zaman yönetiminin temelidir. Sıralama aşağıdaki sıraya göre yapılmalıdır.
1.Kesinlikle yapılmalı,
2.Yapılmalı,
3.Yapılırsa iyi olur

Öncelikleri belirlemedeki kriterler:

• Sorumlulukları, öncelikleri ve amaçları belirlemek,
• Gereksiz ve uygun olmayan faaliyetleri elemek,
• Haftalık ve günlük zamanı planlamak ve programlamak,
• Beklenmedik olaylar için boşluk bırakmak,
• Engellerin çoğunu mümkün olduğunca elemek,
• Her işin yapılamayacağını, sorunların tümünü karşınıza almak yerine teker teker karşınıza almanızın gereğini düşünerek alternatifler geliştirmek.

 Etkili zaman yönetimi için öneriler:

• Gecikmelerle mücadele, bitirme tarihini saptamakla başlar. Bu nedenle bitirme tarihini belirleyin.
• İlk önce sıkıcı olan işi yapın.
• Ertelemeyin! Şimdi yapın.
• İşleri küçük bölümlere ayırın.
• Yapılacaklar listesini önceliklere göre düzenleyin.
• Sizi uyaracak biriyle anlaşın.

Sonuç olarak;  yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. Gündemi belirlemeden yapılan toplantılar, normal süresini aşan ve amacına ulaşmayan toplantılar zamanın boşa tüketilmesidir. Kısa toplantıların kararlar ve uygulamalarının izlenmesi bakımından yararlı olduğu yönündeki görüşler yaygındır.  Bunun yanında  büyük şirketlerde üst düzey yönetimin haftalık koordinasyon toplantıları ve aylık yönetim kurulu toplantıları  şirket yönetimlerinde vazgeçilmez  araçlardır. Ayrıca şirket üst ve orta kademe yöneticilerinin aylık üretim raporlarında alınan sonuçların tartışıldığı ve çözüm arandığı “verimlilik“ toplantıları da sayısı fazla olmayan, kısa, başı ve sonu belli toplantılardır ve  yapılmaları da tartışmasız faydalıdır. Tek koşul gündeminin iyi hazırlanmış olması ve uyulmasıdır.

(Not) Bu yazı Kaynak Elektrik Dergisi Ağustos 2009 Sayı 242 de yayımlanmıştır.