Bir üretim sisteminde üretilen ürüne dolaylı veya dolaysız olarak katılan bütün fiziksel varlıklar ve ürünün kendisi stok kavramı içerisindedir. Stoklar, bir sermaye yatırımı olarak kabul edilen fiziksel unsurlar. Genel anlamda, üretilen, satın alınan ve kullanılmak için bekletilen malzemelerdir. Ekonomik değeri vardır ve atıl kaynaklardır.
Yıllar boyu servetin göstergesi olarak anılan stoklar, bugün artışları endişe ile karşılanan ve devamlı kontrol edilmesi gereken duruma gelmiştir. Yanlış stok politikaları veya uygulama hataları, pek çok işletmeyi zora sokmaktadır. Bazen nakit sıkıntısı içinde olduğu belirtilen bir işletmede, dağılmış halde, nakit ihtiyacını rahat rahat karşılayacak miktarda lüzumsuz hammadde, mamul, yarımamul veya malzeme stokları bulunurken; Bazen de yeterli hammadde stoku olduğu bildirildiği halde birkaç önemsiz parça yüzünden tüm üretimin aksaması gibi durumların yaşandığı bir gerçektir. Bütün bunlar iki sebebe dayanıyor. Birincisi hesap kitap bilmemek, ikincisi plansızlık.

Stok ve Envanter kavramları
Çoğu kez stok ve envanter sözcükleri birbirlerine yakın anlamda kullanılmıştır. Ancak bu iki kavram özde farklılık taşır. Bazı kitaplarda stok yerine, İngilizce’ de “ Inventory ” olan “ envanter ” kelimesinin kullanıldığı görülür. Aslında envanter muhasebede, genellikle yıl sonlarında yapılan fiziksel sayım yolu ile stok tespiti anlamına gelir.

Envanter aynı zamanda işletmenin sahip olduğu malların ve servetin gerekli özellikleri ile birlikte gösterildiği ayrıntılı bir listenin hazırlanmasını ifade etmektedir.
Aynı şekilde Türkçe literatür de envanter sözcüğü her iki anlamıyla da kullanılmaktadır. Özellikle muhasebe ile ilgili çalışmalarda “ envanter çıkarmak ”, “ envanter yapmak ” şeklindeki sözcükler, dönem sonundaki veya belirli dönemlerde işletmelerde yapılan mal sayımı anlamında kullanılmaktadır.
Stok, somut olup, Hareketsiz duran her çeşit malzemeyi ifade eder, fiziksel varlığını gösterir. (miktar)
Envanter ise ;daha geniş anlamlıdır. Stok kavramını kapsar, ancak stoğun parasal değeri olarak anlaşılmalıdır. (değer)
Geleneksel yönetim;envanterleri firma varlıkları olarak değerlendirir.
JIT (Just In Time = Tam Zamanında) felsefesine göre ise: envanterler maliyet demektir. Ürünün değerine birşey katmıyan herşey israf olarak kabul edilir.
Üretimde israf ise; talep yokken üretilen ve envanterde biriken ürünlerdir.
Doğu ile Batı stoklara farklı açılardan bakmaktadırlar. Doğu felsefesi üretim içindeki stokları akan bir suyun önüne çıkan engelleri aşamadığı zaman oluşan gölcüklere benzetiyor ve nihai amacın, üretimin su gibi akmasını sağlamak olduğu düşünülürse, stok birikmelerine neden olan engelleri iyi tanımak ve bunları ortadan kaldırmanın yollarını aramak gerektiğini söylüyor.

Stok Bulundurma Nedenleri
Stok kavramı içinde talep var. Talep, stoktan yapılan çıkışlarla karşılanmaktadır. Stoklar ise, yeni girişlerle beslenmektedir.
Stok bulundurmanın üç ana nedeni var. Bunlar:
1-Faaliyetin düzenli sürdürülmesi,
2-Emniyet
3-Spekülasyon.
Talebin değişebilirliği, belirsizlik, işletme kapasitesi de stok oluşmasının nedenleridir.

Üretim sürecinde malzemeler, çeşitli üretim kademelerinde değişik işlemler görürler. Üretim sistemini dengelemek, yani departmanlar arasındaki farklı üretim hızlarının oluşturacağı aksaklıklar veya sistemin bir kısmında meydana gelebilecek arızalardan, sistemin tamamının etkilenmesini önlemek için, yarı mamul stokları çare olarak görülmektedir.
Stoklar, talep tahminindeki yanılmaların ortaya çıkardığı zararları, minimum yapan unsurlardır. Mevsimlik dalgalanmaların geçerli olduğu piyasalarda, pazara daha fazla mal satabilmek için stoklara ihtiyaç duyulur. Müşteri talep düzeylerindeki değişkenlik, üretimden çok, stoklar aracılığıyla karşılanır. Aynı şekilde, malın üretiminin mevsimlik olduğu durumlarda da, devamlı ve düzenli bir seviyede olan talebin karşılanabilmesi için, üretim sürecinde bütün dönemin talebini kapsayacak ölçüde üretim yapmak, bunu stok olarak bulundurmak ve talep edildiğinde, piyasaya sunmak gerekir.

Stokların Faydaları
Stoklar ekonomik düzende, fonksiyonunu gerektirdiği gibi yerine getirmek isteyen işletmeler için, kaçınılmaz olabiliyor. Stok bulundurmadan faaliyet gösteren bir işletme, tahmininin üzerinde bir taleple karşılaştığı zaman, ilave makina-teçhizat ve ilave işgücü bulmak zorunda kalacak, stok tükenmesinden yada bulundurmamasından doğan, fiili ve potansiyel talep kaybı ile karşılaşacaktır.
Doğuş nedenleri ne olursa olsun, stoklar bazı işletmeler için fayda sağlayan unsurlar. Stokların sağladıkları fayda, stokların üretim ve pazarlama faaliyetlerini, birbirinden ayırma fonksiyonuna bağlanmaktadır. Malzeme stoklarının temel fonksiyonu, üretim – dağıtım – tüketim zincirinde, birbirini izleyen kademelerin uyum içinde çalışmasını sağlamaktır.
Stoklar, işletmelerde üretim seviyelerinin düzenli olmasını sağlar. Talep miktarı ile, tedarik süresindeki dalgalanmalar, üretimi aksatarak, makine ve teçhizatın boş kalmasına ve duruşlarına neden olur. İşletme, stok bulundurarak, üretimin duraklamasından doğacak bu zarardan, kendisini korumak ister. Ayrıca, makina ve işgücünden de, daha verimli yararlanır.

İşletmenin ürettiği mala yönelen talep, önceden tahmin edilen dalgalanmaları gösterdiğinden, ek kapasiteye ihtiyaç duyulmadan, stoklar yardımı ile talepteki artışlar karşılanabilir. Stoklar, talep tahminlerinin sapmalarından doğacak sonuçları hafifletir, tüketicilere kısa zamanda ve üst seviyede hizmet sağlar, müşteri memnuniyetini artırır.
Stokların faydalarını, verimlilik ve rekabet gücünü arttırıcı etkileri bakımından, iki grupta düşünmek mümkün. Buna göre stoklar, perakendeciyi, toptancıyı, üretim faaliyetleri içinde çeşitli safhaları ve tedarik kaynaklarını birbirinden ayırır. Dolayısıyla, üretim faaliyetlerinin verimi artar, talebin zamanında karşılanması sağlanır. Talebin zamanında karşılanmasının, işletmeye sağladığı fayda, talebin zamanında karşılanmaması halinde ortaya çıkacak kayıplarla belirlenir. Bu kayıplar, kısa vadede karşılanamayan satışların, dolayısıyla satış karının kaybı, uzun vadede, müşterilerdeki güvenin zayıflaması ya da kaybedilmesidir.
Endüstri işletmelerinde, girdi olarak stoklar, üretim faaliyetlerinin, daha düzenli şekilde devamını sağlar, üretim kapasitesinin, daha verimli kullanılmasını mümkün kılar, üretim faaliyetlerinin minimum maliyet sağlayacak şekilde planlanmasını ve bunun sonucu olarak da, toplam maliyetleri, minimum düzeyde gerçekleştirir.
Stoklar hem maliyet unsuru hem de sağladıkları fayda ile kazanç unsurudurlar.
Stoklardan sağlanan kazancın stoklardaki artışla, doğrusal bir ilişki içinde artmaz. Stoklara ilave edilen, her birimin sağladığı marjinal karlılık, giderek azalır ve belli bir ölçüden sonra, stoklarla ilgili maliyetler, stoklardan sağlanan kazançları aşar.
Akılcı davranmak isteyen işletmeler, stokların sağladığı kazançlarla, sebep oldukları maliyetler arasında, ekonomik dengeyi kurmak ve minimum maliyetle, stok seviyelerini saptamak zorundadırlar. Aslında stok kontrolünün asıl amacı, belirli bir stoku elde bulundurmak veya bulundurmamaktan doğan maliyetleri, minimum kılmak, başka bir deyişle, elde stok bulundurmakla doğacak maliyetlerle, bulundurmamaktan doğacak kayıplar arasında denge sağlamaya çalışmaktır.

Stok Politikası
İşletmeler, stoklara ayıracakları yani bağlayabileceği para miktarına, bir anlamda finans güclerine göre stok politikası uygulamaları gerekir. “ Aşırı- Çok fazla ”, “ çok az ” veya “ kötü ” şekilde bulundurulan stoklardan kaçınmak gerekir. Hesapsız kitapsız- gereğinden fazla stok bulundurmanın maliyeti yüksektir. Eğer, işletme üretimde kullandığı birçok maddeyi, stokta bulunduruyorsa, her bir stok kalemini ihtiyacına göre ayarlamalıdır. Bir kısım stok kalemlerinin, diğer stok kalemlerine uygun oranlarda bulundurulması, yani stok kalemlerindeki dengenin bozukluğu işletmeyi güç durumlara düşürür. Asgari stok miktarları tespit edildikten sonra, eldeki stokların fiilen bu miktarların altına düşüp düşmediği, sürekli olarak kontrol edilmelidir. Stokların iyi hesaplanması, dönemsel gelirlerle, ilgili dönem giderlerinin uyumunu belirler ve yönetimin alacağı kararlara gerekçe olur.

Stok Politikasında Etkinlik
Stok ve stok hareketleri konusunda, yöneticilere bilgi akışının zamanında sağlanması, stok yönetiminin etkinliği için şarttır. Stoklarla ilgili bilgilerin düzenli ve yararlı olabilmesi için, stokların sınıflandırılması ve gruplandırılması gerekir. Ancak, stoklar sınıflandırılırken, aşırı derecede ayrıma gitmek, yöneticileri gereksiz meşgul edeceği ve ayrıntılarla uğraşmaktan, sağlıklı karar almayı da güçleştirebileceği nedeniyle sınıflandırmanın yararlarını ortadan kaldırabilir. Stoklar, yöneticilere gerekli bilgileri sağlayacak düzeyde, ayrıma tabi tutulmalıdır.
Stok kontrol düzeninin etkinliği için, yöneticilerin, tedarik süresi, elde bulunan miktar, sipariş edilen miktar, emniyet stoku gibi bilgilere ihtiyacı var. Burada politikanın ne çok az ne de çok fazla olmaması gerekir. “ optimum stok düzeyini planlamak ” ve “ kontrol ile planlanan optimum düzeyleri korumak ” şekli idealdir.Etkin bir stok yönetimi politikasında, sürekli kontrol, stoklarda istenmeyen gelişmelerin anında farkında olunmasını ve gerekli önlemlerin alınmasını kolaylaştırır. Yöneticiler, kaç günlük stokla çalıştıklarını hesaplamak yerine, stok devir hızını planladıkları süre ile karşılaştırararak değerlendirebilirler.

Dengeli Stok:
•Stoklarda denge: Stok kontrolünün gereği gibi yapılamaması, üretim için gerekli
hammadde veya yarı mamul madde stoklarda dengesizlik yaratır. Bazı kalemlerde aşırı birikim, stok tutarını yükselterek finans ihtiyacını arttırır.
•Satın alma (tedarik ) ve üretim bölümleri arasında, yakın işbirliği sağlanması:
Bölümler arasında işbirliğinin sağlanamaması, üretimde duraklamalara, aksamalara yol açtığı gibi; bazı stok kalemlerinde de aşırı birikimlere sebep olabilmektedir.
•Üretim süresinin kısaltılması: Endüstri işletmelerinde yarı mamul stoku belirleyen
en önemli faktörlerden biri de, üretim süresidir. Üretim süresinin uzunluğu, teknolojik faktörlere bağlı olmakla birlikte, yönetici önlemleri ile de kısaltılabilir. Üretimin hızlandırılması ve üretim akışının iyi organize edilmesi, uygun yerleşim planı, zaman kayıplarının önlenmesi, üretim faaliyetlerinin kesintisiz sağlanması, kalite yönetimine verilen önem, iade ve firelerin azaltılması gibi önlemler, yarı mamul stokunda birikime yol açmadan, üretim akışı ve artışını hızlandırır.

Stok Kontrolü
Stok kontrolü, ekonomik taleplerle karşı karşıya olan piyasalarda, elde tutulan stok miktarının, bilimsel olarak kontrol edilmesi sanatıdır.
Sipariş üzerine çalışan atölye büyüklüğünde bir işletmede stok bulundurmaya gerek yok. Çünkü, hammaddeler sipariş alındıktan sonra tedarik edilir ve ürün üretildiğinde müşteriye derhal teslim edilir. Kısa sürede tedarik edilebilen hammadde yada malzeme için de stok tutmaya gerek yoktur. Tedarikçi bir telefonla hammaddenizi size ulaştırıyorsa neden stopk yapasınız ki ? Ancak bütün işletmeler bu şansa sahip değillerdir. Bazı işletmeler hammaddelerini gemi ile getirirler, silolara doldururlar. Küçük miktarlardaki alımlar, taşımalar ekonomik olmaz.

Stoklanan maddelerin elde tutulmalarının arkasındaki gerekçe ne olursa olsun, stokların daha çok gelecekteki bir talebi veya ihtiyacı karşılamak, ileride olası bir problemin çözümündeki riski azaltmak, ya da gelecekte bugüne göre daha büyük faydalar sağlamak için olduğu ve stok kalemlerinin stokta tutuldukları sürece bir kullanım değerine sahip olmadıkları, daha çok gelecekteki kullanım veya tüketim sonucunda sağladıkları fayda için elde tutuldukları gerçeğidir.
Bir anlamda, gelecekte sağlanacak daha büyük fayda ve gelir uğruna bugünki tüketim ve kullanımdan vazgeçmek şeklinde yorumlanabilecek olan stokların, gerek faaliyet alanları ve amaçları, gerek stok bulundurma amaçları farklı olan hemen her türlü işletme için yadırganamayacak büyüklükte önemi vardır. İşletmelerin bu stoklara sahip olmamalarının da yarar ve sakıncaları farklı farklıdır. Sonuç olarak sıfır stok kavramı ile ortaja çıkan Tam Zamanında (Just In Time-JIT ) her işletmeye uymaz.

Kaynak:
FİLİZ, A.. Stok Yönetimi Seminer Notları,2003, KOSGEB KÜGEM İkitelli İstanbul